Hace unos días @Sergi Bardagí, Director de @Sbfarmaconsultores publicó un artículo sobre las faltas de productos en las farmacias. En #BeFarmaPro nos gustó, porque hemos implementado sistemas de control de faltas, incluso creemos que su artículo se quedó corto.

Los profesionales que conformamos el proyecto de #BeFarmaPro llevamos 25 años dentro del mundo legal, farmacéutico y de la farmacia, con la experiencia que acumulamos, podemos asegurar que nos salen muchas mas de 6 razones. Pero en realidad solo importa que:

¡Falta el medicamento y hemos perdido la venta!

La razón es lo de menos. Lo importante es:

¿Cómo lo evitamos?

El problema que tienen estos planes para resolución de problemas, en este caso las faltas, es no querer entender al personal y perder de vista las motivaciones de quién debe llevar a cabo el trabajo y sus condicionantes particulares.

Empecemos por el personal. De buenas a primeras lo aceptan, sin excepción, se les enseña a hacerlo en #Farmatic, por ejemplo. ¡Fantástico!, ¡Maravilloso!, ¡Qué gran idea! A la media hora se han olvidado que deben hacerlo, ¿porqué? No está interiorizado. Es un «trabajo» extra que no les reporta nada; lo ven como un modo más de controlarles; si lo hacen dos días y no ven resultado alguno, es que el o la titular solo les quiere fastidiar acumulando mas responsabilidades sobre ellos… hay mil variaciones sobre el mismo tema y los #consultores debemos lidiar con estos problemas de cultura de empresa, que suelen arrastrarse desde hace tiempo. Por eso nos pagan, para aportar soluciones.

El titular de la oficina de #farmacia. Lo primero que piensa es que es lo que necesita, ¡por fin una idea útil de verdad! ¡Podré controlar mi negocio!, y te dicen eso mientras ves que hay un montón de albaranes que se han caído desde una precaria estantería y otro de facturas que amenaza con llegar abruptamente al suelo desde la mesa… Luego, cuando les explicas con detalle el plan comienzan a pensar ¿Cuándo voy a revisar el listado? ¡Si ya no me da la vida! Comerciales, la gestoría, los mayoristas, reuniones del colegio de farmacéuticos, del de los niños, ¡y mis cursos!…

Cuando el #consultor, con su alma de #controller, piensa que debería estar pensando en… Esto lo hará el adjunto, que me cuesta unos 12 €/hora, y en #Farmatic he visto que tarda 20 segundos en hacerlo, a tantas faltas al día… me tiene que vender, por lo menos, una unidad esa promoción de #neutrogena de 30 €, que no sale desde hace meses, para compensar el tiempo que pierde buscando el Shift+F9 que le lleva a los desabastecimientos… Y luego yo, ¡como decido? ¿el coste de la venta implica que lo debo incluir en el stock?¿Y si al final no se vende?¿Y si se me pasa el tiempo para devolverlo?¿Y si me paso incluyendo artículos en el stock y tengo que pagar mas en IRPF por incrementar inventario?¿Y si me caduca y debo hacer una operación limpieza y me cargo aún con mas inventario?¿O lo devuelvo a Cedifa y me devuelven como mucho un 30% de lo que pagué por él?¿A que santo hay que rezar para hallar la solución?

Las soluciones no son solo una y en #BefarmaPro las hemos aplicado con éxito razonable y perdurable a lo largo del tiempo. Siempre dependiendo de la implicación del titular y su personal. No olvidemos que esto depende de personas y los #consultores no estamos 24/7 en la farmacia para controlar lo que debe mantener en marcha el titular de la #farmacia.

#BeFarmaPro aporta soluciones sencillas, factibles y eficaces para los problemas de gestión diaria.

Lo primero que debemos marcar con el #farmacéutico titular es el nivel de servicio que quiere ofrecer. ¿Quiere trabajar solo a base de encargos? ¿quiere ser la farmacia del barrio «que lo tiene todo»? ¿Quere una de las múltiples niveles de servicio intermedios?

Para los dos primero no nos necesita, sus consecuencias son claras y no voy a entrar en ellas ahora.

Si quiere un modelo intermedio, vemos su grado de implicación. ¿Porque? para saber la carga de trabajo adicional que puede soportar para el éxito que se pretende. Si no es así, y siento decir que nos ha pasado en la mayoría de los casos, nos toca implicar al personal, normalmente, buscando el método mas sencillo para que lo pongan en práctica y lo interioricen como un proceso mas en el quehacer diario. Al cabo de poco tiempo lo hacen automáticamente, con muy pocos fallos.

Esto pasa, necesariamente, por detectar a la persona que debe hacer los pedidos de reposición, muchas veces no es la persona mas adecuada quien las realiza habitualmente, o centrar esas faltas en una «cartera» del programa de gestión, o marcar un mínimo de peticiones que aparecen en esa «cartera» en un tiempo determinado, o una simple libreta.

A veces las soluciones a los problemas que perduran son muy sencillas, repito, dependiendo de los condicionantes de cada farmacia, de cada farmacéutico, de cada farmacéutica y de su plantilla.

No busquen soluciones mágicas, no las hay, solo trabajo.

En #BefarmaPro no complicamos la vida a nuestros clientes, para eso ya está Hacienda.